公文基础知识
一、 公文的含义
国家行政机关的公文（包括电报，下同），是行政管理过程中形成的具有法定效力和规范体式的公务文书，是传达贯彻党和国家的方针、政策，发布行政法规和规章，施行行政措施，答复问题，指导、布置和商洽工作，报告情况，交流经验的重要工具。
二、 公文的作用
（一） 发布政令，传达决策。党的各项方针、政策，国家的各项政令、法规、决定，各级各类机关的决策意图，需要发布开来、推行下去，报告上来、传递出去，这就要借助公文，通过公文运行渠道来实现。从发布最高一级机关制订的大政方针，到传递最低一级机关的报告、请示，无不依靠公文这个工具。
（二） 指导、推动工作。由于公文是一种具有权威性的特殊文体，各级机关运用公文手段来推行决策意图。领导机关用它来组织和指导各系统、部门、地区的具体工作；下级机关用它来汇报情况或求得批准支持，以开展工作。公文是推动行政机关工作的一项不可缺少的重要工具。
（三） 工作依据，检查凭证。依据和凭证作用是公文的基本作用。上级依据上报的公文审批、答复、决定；下级依据下发的公文开展工作。离开了公文，工作便失去了依据，必然各行其是。上级的决策是否正确，下级情况反映是否属实，公文是最好的凭证。工作开展后，评价其效绩，也要以公文为检查凭据。
（四） 沟通信息，联系公务。各机关在公务活动中，用公文与上下左右的机关进行联系，相互告知情况、交换情报、交流思想、接洽工作、协调工作。随着公文在其间的往复运行，整个机关系统由此联成一体，使各项工作能高效率、有秩序地开展起来。
（五） 宣传教育，统一思想。公文不仅要传达决策意图、布置任务，还要解释原因、说明情况，让人们知道为什么要这样做，从思想上弄清问题，提高认识。充分发挥公文的宣传教育作用，可以使广大干部、群众明确目标，统一思想，以积极的态度对待工作，提高工作的自觉性。
三、 公文的特点
（一） 鲜明的政治内容。公文在内容上具有鲜明的政治性。我国是中国共产党领导下的社会主义国家，运行于我国各机关的公文，必须贯彻党和国家的路线、方针、政策，有利于社会主义制度，维护人民的利益。
（二） 法定的权威性和约束功能。公文的法定作者是合法的制发机关，而非执笔者个人。机关的制发权力是经法定认可确定的，因此，各级机关所发公文在有效的时限、范围内，具有国家法律所赋予的权威性和约束力。公文一经制发，有关的受文机关和人员就必须严肃认真地对待，这就保证了它的执行效能。
（三） 一定范围和使用时间。一份公文对应某一方面的工作、发给一定的受文对象，这就限定了公文的空间范围，超出该范围，公文便失去其效能。此外，公文的效能还受一定时间的限制。公文皆为解决现实问题而制发，一般要求限期传达执行，紧急公文更强调了它的现实执行性。公文总是在规定的空间范围内和时间效力范围内生效，一旦工作完成了，问题解决了，或新的有关公文制发出来了，原公文的效用也结束了。
（四） 规范性的文体形式。公文是一种高度程式化的应用文体。公文在长期实践中形成了独特的写作格式和一套制发规范，并用国家法规予以规定，任何机关都不得另搞一套，各行其是。公文的规范化对提高行政机关工作效率、推动文书工作现代化有着重要的作用。
（五） 准确庄重的文风。撰制公文是一项严肃的工作，公文要维护其政治性和权威性，就必须保持准确、严肃、庄重的文体特点。这就要求反映事物客观实际，表达意见态度明朗，选词用语严谨准确，从而形成理正辞严、简练明达、庄重有力的公文风格。
四、 公文的种类
国家行政机关的公文种类，按照《国家行政机关公文处理办法》的规定，分为13种，即主要有：命令（令）、议案、决定、意见、公告、通告、通知、通报、报告、请示、批复、函、会议纪要。
五、 公文的格式
公文一般由文头、正文、文尾三部分组成。
（一） 国家行政机关正式公文的文头一般由文件名称、发文字号、签发人、秘密等级、紧急程度等组成。占文件首面的三分之一到五分之二，用横隔线与正文分开。
1.文件名称由发文机关全称或规范简称加上“文件”二字组成（函只署发文机关名称），置于首面的上端，用庄重、醒目的字体套红印刷。两个以上机关联合行文，牵头主办机关排列在前，也可只用主办机关的名称。党委和政府联合行文，党委排列在前。
2.发文字号由发文机关代字、标于括号内的年份、顺序号组成，位于文件名称之下、横隔线之上 的正中位置（函的发文字号标注在标题的右上方）。两个以上机关联合行文，只标明主办机关的发文字号。
3.上报的文件，应当在发文字号的同一行右端标明签发人姓名。
4.秘密等级、紧急程度，应视文件内容需要从上至下依次标注在文件名称的左上角。秘密等级 依次分为“秘密”、“机密”、“绝密”三种；紧急程度分为“急件”、“特急件“。机密、绝密文件应标注份号。
5. 政府令的文头由套红印刷的“政府令”和编号组成。政府令的编号为“第号”。
（二） 公文的正文部分一般包括标题、主送机关、正文、附件、发文机关等。
1.标题。公文标题应当准确、简要地概括公文的主要内容，一般由发文机关名称、内容提要和文种三部分组成。公文标题的作用，一是提示内容、点明主题，使人一目了然；二是给公文定名，标题就是该公文的名称，便于收文机关登记管理，便于查找询问。公文标题位于横隔线之下居中位置。公文标题中除法规、规章名称加书名号外，一般不加标点符号，不能以引用文件字号代替内容提要。
2.主送机关。指收受、办理文件的单位。俗称“抬头”。除“公告”、“通告”以外，正式公文一般都应标明主送机关。主送机关名称位置一般在标题之下，正文之上左端顶格位置书写。“决定”、“命令（令）”、“会议纪要”等文种，主送机关可置于文尾主题词之下抄送栏内，标为“主送：”“或分送：”，或在抄送栏内连同抄送机关一并用“送：”。向上级机关的请示，只写一个主送机关，如需同时送其它机关，用抄送形式。
3.正文。即公文的具体内容，是公文的核心部分。需要使用序数符号标明层次时，一般排列顺序是：第一层用“一”，第二层用“（一）”，第三层用：“1.”，第四层用“（1）”。行政规章视需要按章、节、条、款、项标明层次。正文的位置在主送机关以下。较长的公文一般由开头、主体、结尾三部分组成。正文的写法从内容上讲，要把事情交待清楚，什么事、什么问题，准确无误。观点要鲜明。需要受文单位做什么，解决什么问题，准确明白。从形式上讲，条理层次清楚，文字简练确切，标点符号准确无误，篇幅力求短。
4.发文机关。是指正文之后、附件之下所署发文机关名称。发文机关的位置在正文之后偏右下方。如果正文占满了公文纸的全页，不得不在下一页落款时，可将落款放在空白页。发文机关应写机关全称或规范化的简称（也可用单位的印章代替）。
5.成文日期。是以领导人签发 的日期为准。经会议批准的文件，以会议通过的日期为准，电报以发出日期为准，几个机关联合发文的，以最后一个领导人签发的日期为准。成文日期使用公元纪年，用汉字书写。成文日期的位置一般在发文机关的下面。成文日期是文件生效和查阅的重要依据，要求准确、完备、具体，不能忽视。
6.印章。印章是发文机关表示对公文负责并标志公文生效的凭证。公文除会议纪要外，都应加盖印章。联合上报的非规章性文件，可由主办单位加盖印章。联合下发的公文，联合发文机关都应加盖印章。印章一般盖在成文日期之处，上边沿不压正文，下边沿骑年盖月。
7.附件。公文如有附件，附件名称注在正文之后，文件落款之前，如有两个以上附件应注明附件的顺序。附件与主件订在一起发送，如不能订在一起，应在附件首页左上角注明主件的发文字号和附件的顺序号。
8.抄送机关。即指除主送机关以外需要了解该公文内容的有关机关。在实际工作中，需注意几个方面：抄送机关不能滥抄滥送，也不能漏抄漏送；请示公文不得同时抄送下级机关；向下级机关的重要行文要抄送直接上级机关；向下转发上级机关的文件，不要再抄送上级机关。
（三） 文尾部分包括主题词、抄送栏、印发机关与印发日期、印制份数等项。
1.主题词标于文尾部分抄送栏之上。上报的文件从受文机关制发的主题词表中选取词标注，其它文件可从本机关制定的主题词表中选词标注。标注主题词一般选3—5个单一词组，以先内容、后形式的顺序排列。标注主题词应准确、规范。
2.抄送栏位于主题词之下、印发机关与印发日期栏之上。抄送范围如涉及各方面机关，一般按党委、人大、政协、法院、检察院、军队、政府部门的顺序排列。抄送机关的名称用全称或规范化简称。
3.印发机关与印发日期栏位于抄送栏之下，左端标注公文印发机关名称，右端标注印发日期。翻印文件，此栏标注翻印机关名称和翻印日期。
4.文件印制份数标注在印发机关与印发日期栏之下右侧，标注有“（共印份）”。
主题词、抄送栏、印发机关与印发日期栏、印制份数之间分别加横线分开。
公文从左至右横写横排。公文纸一般用ａ4型（长297毫米，宽210毫米），左侧装订。“公告”、“通告”用纸大小，视实际需要确定。
六、公文的行文规则
（一）各级国家行政机关的行文关系，根据各自的隶属关系和职权范围确定。按行政隶属关系报送政府审批的请示，可由政府批复，也可由政府授权其办公厅（室）或主管部门答复。政府部门报请政府批转执行的公文，可由政府批转，也可由政府授权其办公厅（室）转发，还可冠“经政府同意”由部门下达。
（二）凡属政府各部门职权范围内的事项，需要行文的，一律以部门名义直接行文。下级政府需要解决的问题，属上一级政府职能部门权限范围内的，可直接向上一级政府职能部门行文。各地区之间、同级政府各职能部门之间需要商洽解决的问题，可以相互行文。
（三）政府各部门可以向上一级或下一级政府有关业务部门行文，也可以根据本级政府的授权向下一级人民政府直接行文。
（四）同级政府之间、同级政府的部门之间、各级政府与上一级政府的部门之间可以联合行文；政府（及其部门）与同级党委（及其部门）、军队机关（及其部门