应用文写作概述第2页
的问题做一些必要交代。这多用于公告、通报、通告、规章制度等。如“本通告自公布之日起生效”、“这个通知精神，适用于政府机关和事业单位”之类的结尾语句，都是对有关事项的补充说明。（4）惯用式惯用式多用于公文的结尾。其中包括上行文中的祈请式，如“妥否，请审查批示”、“以上意见，如无不妥，请批转各地执行”等带有祈请意思的语句，作为公文的结束语；还有下行文中期望式，如“特此公告”、“希遵照执行”、“希参照执行”等带有期望意思的惯用语句作结尾。以上各种结构形式，在一篇应用文中可以采用一种，也可以以一种为主、其他几种并用。总之，结构的安排必须为主旨服务。力求在不变的结构形式中求变，在变化的结构形式中求稳。（六）应用文的语言写作应用文要从以下几个方面注意语言的表述。1准确准确是指用词要切合语体，语言要准确、连贯，逻辑性要强，造句要合乎语法。2简炼简炼是指语言的简洁和精炼，用最少的文字表达最丰富的内容。3质朴质朴，就是不用夸饰性语言，杜绝虚妄不实之词，保持写作的严肃性。（七）应用文的表达方式表达方式，是行文时对有关内容进行表达时所采用的表述角度与方法。应用文的表达方式通常只有：叙述、议论和说明。1．叙述叙述，是对人物的经历和事物发展变化的过程作出介绍和交代。这里介绍几种常用的叙述方法：（1）概述、详述、散叙概述就是概略叙述某一状况，某一过程的基本面貌，使读者能了解个概要，这种叙述方法在应用文中运用的最多。详述就是详细叙述某事物的基本面貌或某一事件的具体过程，使读者有个细致的了解。如产品说明书、调查报告等。散叙是把许多不同时间、不同地点发生的事情，紧紧围绕着一个主旨，分別进行叙述。应用文中的散叙，多是把并列的几件事或者是几亇部门、单位、几个人的事情分别叙述出来。（2）顺叙、插叙、倒叙顺叙是完全按照时间先后或事情发生发展的过程来安排段落层次的一种写法。用这种方法，可以把事物发展的过程叙述得头尾清楚，层次分明。如情况通报、工作总结等。大体上是这种写法。插叙是指在叙述主要事件的过程中，有时需暂时把叙述的线索中断一下，插进有关的另一件事的叙述，插叙部分完结后，再接上原来的线索继续进行的叙述。插述，有时是为了补充主要事件，有时是为了突出人物性格，有时是对某些问题作补充说明。如调查报告或某些叙述性的公文，在叙述到某一内容时，常插入对另一内容的叙述。插述可以补充材料，丰富内容，使文章更加充实。倒叙是先写事情结局或事件的某一重要情节，然后再按事件的发生发展过程进行叙述。如总结、调查报告等，常常是先叙述成绩、结果，然后回头再叙述工作进展，过程及经验。用这种方法，可以强调结局，突出重点。叙述是一种“易学难工”的表达方式。应用文的叙述一定要做到：一是条理清楚。应用文不是完整的记叙文，多数只是叙述一个情节，一个片断，一个过程，所以，线索不能繁杂，主线必须清楚，鲜明，叙述的人称也要注意。二是交代明白。叙述的目的，在于述说和交代文中基本内容。叙述的六要素不一定要在文章中一一写出来，但事情的来龙去脉一定要叙述清楚，交代明白。三是详略得当。叙述要抓住重点，分清主次。凡是对表现主旨起重要作用的，就必须详写；凡与主旨关系不大的，就应略写。只有详略得当，文章的重点才会突出，主旨才能鲜明。2．说明说明，就是简明扼要地把事物的形状、性质、特征、成因、关系、功能等解说清楚，或把人物的经历、特点等表述明白。应用文常用的说明方法有：（1）定义和解释定义说明，是指用简洁而明确的语言把事物的本质属性揭示出来，给人以清晰的概念。定义说明既能使人们对被说明的事物有一个明确的本质的了解。又能使人们把该事物与其它事物区别开来。定义说明虽然能够比较科学地揭示事物的本质属性，但是由于它的概括性太强，比较抽象，对事物、现象的特点难以说得具体详尽，所以常常需要用解释来补充定义说明。解释说明，是对概念进行详细解说，它是对定义的补充说明。通常是位于定义之后。各类科研文书和专用文书常用定义和解释说明。（2）分类和举例分类说明,是将被说明的对象，根据它们的性质、形状、成因、关系、功用等，按照一定的标准分成不同的类别，然后逐类说明。举例说明，是举出突出实例来说明事物。它是通过个别认识一般的一种方法，给人以实感。举例说明要精心选择例子，做到事例典型、有代表性，有启发性。应用文中的论文、总结、报告、调查报告、通报等常用举例说明。（3）比较和引用比较说明，是将不同的事物加以比较或将某事物本身的不同情况相比较的一种说明方法。比较包括类比和对比。比较时突出事物之间相似的地方，这就是类比；突出事物差异的地方，就是对比。引用说明，是说明事物或事理时，必要地引用一些与说明有关的权威性资料来加以说明。引用，可以为证明服务，也可以为说明服务。引用资料来证明作者之有理，让人信服;为了充实内容或作为说明的依据而引用有关资料。引文必须贴切，有针对性。引用资料要认真核实、注明出处。（4）数字与图表数字说明，是用数字来说明事物和事理。数字说明，包括用约数、倍数、百分比等。运用数字说明，必须认真核实数字，做到来源可靠和准确无误。即使是估计数字，也要有根据，力求切近。图表说明，是借助插图、表格、照片来说明事物的本质和特征。图表说明能使说明对象由抽象变具体，便于读者理解和掌握，但用图表说明时，要注意配有适当的文字加以说明。以上八种说明方法，在应用文中经常交替使用，它们没有高低之分。写作时要从实际出发，根据说明的内容、读者对象和写作目的的不同，灵活运用。3．议论议论是通过摆事实、讲道理，来阐明观点的表达方法。议论，一般说来是由论点、论据、论证三个要素构成。论点，是作者对所论述的问题提出的主张，看法和表示的态度。它常常是议论的主旨，或称中心论点；论据，是用来证明论点的理由和依据，它主要是议论中的事实材料，它是议论的基础；论证，是以论据证明观点的过程和方法。应用文中适当运用议论，可以深化主旨，点明事情的实质；有时运用议论，还可以超越所要议论的事物本身，让读者发挥联想。常用的论证方法有：（1）举事例论证举事例论证，是用典型的具体事实作论据来证明论点。也是“摆事实”的方法。举事例论证，最重要的是注意论据和论点关系的一致性和紧密的统一性。（2）对比论证对比论证，是将论据中截然相反的两种情况进行比较，形成鲜明的对照，互为衬托，具有很强的论证力量。对比论证的方法有两种情况：一种是“横比”，是把同一时期的两种性质截然不同的事物进行比较。一种是“纵比”，是把同一事物在不同时间的不同情况作比较。（3）类比论证类比论证，是将性质特点相近的事物放在一起比较，从而达到准确认识事物的目的。在应用文写作中，把一些规模、条件彼此相似的单位、企业进行比较的方法，运用得比较普遍。以上是三种最基本的论证方法，此外还有事理引申法、反证法、分析法等等，就不一一介绍了。应用文中的议论要以事实为依据，以法律为准绳，就事论理，简明扼要。除了学术论文以议论为主外，一般应用文的议论都不是长篇大论，不需要旁征博引，反复论证。叙述、说明、议论是应用文常见的三种表达方式，阐述时只是为了方便才分开说明。在应用文写作中单一运用某种方式的不多，往往是以某一种表达方法主为结合运用其它方式。（八）应用文的作用应用文在不同的社会，不同的历史时期，以其不同的内容和形式发挥着不同的社会作用。在现阶段，它的社会作用主要表现在以下几个方面：1．宣传教育，指导工作作用2．传递信息，协调沟通作用3．依据和凭证作用（九）应用文的写作要求1．要熟悉政策和法规，具有较高的政策水平2．要有较宽的知识面3．要具备较强的文字表达能力（1）学习语法、修辞、逻辑知识（2）加强写作实践，不断提高写作能力4．要有规范的格式（十）电脑写作的涵义所谓电脑写作，是指运用电脑新的信息媒介，以键盘、电子笔、语音输入器乃至触觉、视觉和心理感应方式作为新的书写工具，以电脑屏幕为信息的新的显示界面，以电脑软盘和硬盘为信息的承载体，所进行的具有鲜明主体色彩的信息记录、交流和传递活动。（十一）电脑写作与传统写作的区别1．书写工具不同。传统写作的工具主要是刻刀和各种笔，而电脑写作的工具则是键盘、扫描器、电子笔、语音输入器等。用电脑写作工具写出来的文章，可以随意地复制、增补、删除、修改、粘贴，同时还可以配上动画、图片、电影等等。因此，与传统写作工具相比，电脑写作的工具更加简便化，不仅极大地提高了写作速度，而且效果更鲜明、方式更灵活、过程更流畅。2．写作方式不同。传统写作采用的一种线性顺序，由于受写作载体的限制，人们必须按照一定的时空顺序和逻辑秩序来表达信息，而且信息很快就固化、定型，对内容的增添、变动和修改十分不便；而电脑写作的载体几乎没有空间限制，突破了传统写作的线性轨道，呈现出非线性化的特征。电脑的超级链接功能，可以随意地对文章进行编排，字体可以随意调换，颜色可以随意变更，使作者的思维处于一种超时空、跨媒体的自由境地。3．写作媒体的不同。传统写作运用的是单一化的文字；而电脑写作则是媒体多元化、表现形式多样化。除文字外，电脑写作还可以随意加入声音、图形、图像和视频等手段，在电子邮件和网上聊天中，人们还用各种符号来交流思想，传递情感，大大增强了人们的写作情趣，也极大地丰富了写作的表现力。4．搜集材料的方式不同。传统写作对材料的搜集有两条渠道，即直接搜集和间接搜集。而电脑写作除了上述两条渠道外，还可以通过网络共享来进行。网络上的电子文本形成一个巨大的信息素材库，其信息检索功能远远超过世界上任何一个现代化的图书馆。通过鼠标点击，可以随心所欲地找到我们需要的任何材料，且速度快、效率高。