怎样才能写好机关应用文呢?第2页
度等等，都有明确的规定，有的还具体地制订了奖惩办法。这类文件一经发布，就必须坚决执行，任何人都不得违反。四是工作依据的作用。上级机关在制定方针政策或指导工作时，除了依据耳闻目见的实际情况外，一个重要方法是根据下级上报的简报、报告、计划、总结等材料。而下级机关开展工作、处理问题时，上级的有关文件，也是判断是非的主要依据。单位之间的横向联系，也常以某一份文件作为纽带和凭证。在工作中常常遇到这种情况，一些部门之间发生矛盾时，一方便说：“拿红头文件来！”就是要求拿出根据的意思。学习机关应用文的写作，也是培养干部的需要。机关应用文多是机关干部调查研究的结晶，是机关领导思想和工作经验的体现，也是马列主义基本理论及党的方针政策和本单位、本部门实际相结合的产物。它的撰写，是一项思想性、政策性、技术性很强的工作。撰写者和指导者，需要一定的马列主义理论修养，具备相应的分析和认识问题的能力，懂得掌握情况和调查研究的方法，还要有特定的专业知识和文字表达能力。因此，写作过程也是锻炼和提高干部素质的过程。一份文件写得好不好，及时不及时，既是领导机关工作质量和工作效率的体现，也是领导班子思想水平、业务能力和指挥才干的重要标志。每一个机关工作人员，特别是从事领导工作和文书、宣传、调查研究工作的同志，都应当把学习机关应用文写作，作为一项重要的业务基本功。从这个意义上说，组织干部学习机关应用文写作，不仅是提高各级机关工作水平的重要措施，也是培养和提高干部，造就一大批现代化建设的领导和管理人才的必不可少的途径。目前，许多单位都感到，德才兼备、能文能武的领导骨干和文秘人员十分缺乏。造成这种状况的原因，除十年**的严重破坏、没有及时发现和选拔这方面的人才以外，也与我们长期以来没有组织干部学习写作，特别是在各级党校和文科院校中没有设置有关专业、开设有关课程，注意从青少年中培养应用文写作人才有很大关系。学习机关应用文的写作，还有助于改变机关作风，克服官僚主义。机关应用文要求严格的真实性，高度的思想性，很强的针对性。也就是说，它的写作，必须做到事实可靠，判断准确，办法切实可行。在内容上，它必须反映客观实际，而不能弄虚作假，杜撰捏造。要提出解决实际问题的方针、原则和措施，而不能无的放矢，空发议论。在文字表述上，要准确鲜明，简练畅达，以尽可能少的字句，恰如其分而又具体生动地反映和解决现实问题。那种冗长杂乱，繁琐重复，使人读后茫茫然不知所云的文件，不仅浪费了人力物力，而且贻误了工作。这就要求，撰写者和审稿、定稿者，必须深入实际，深入群众，认真调查研究，掌握群众的思想脉搏，关注自己工作领域中的新情况，新问题，新经验，使自己的思想紧紧跟上不断发展变化着的实际。克服那种靠道听途说，靠表面现象和老经验做决断，或者唯书、唯上，只靠上边的“精神”，不顾下边的实际，当“传达室”、“转运站”等官僚主义作风。当然，对机关工作来说，草拟、印刷、发送文件，并不是唯—的工作方法。如果本来可以口头请示，当面接洽的事，也写个材料；应面对面解决的问题，也发个指示、通知；本来有个简单文件就可解决问题，也搞成长篇大论，那就会使许多同志陷入文山会海而不能自拔。如果掌握了机关应用文的写作规律和写作方法，懂得哪些情况和问题应形成文件，哪些不必形成文件，哪些该长，哪些该短，哪些应快，哪些应慢，就会大大减少文件的数量，提高文件的质量和写作速度。古今中外，凡是有作为的政治家，无不重视公文的写作。在我国，公文的产生，几乎和文字的形成同步。中国的文章史，实际上是从应用文开始的。在甲骨文中，多是国家的卜辞文书，其中有殷王的文告，如“王大令众人曰协田！其受年”(殷王命令奴隶们努力耕田！那就能获得好收成)。金文就是古人把文件记在钟鼎上的文字。如《毛公鼎》是成王册命毛公之辞，《散氏盘》是两国疆界的契约。《尚书》中的诰、命、誓是周朝作为训诫勉励的文告和出师作战的命令、誓词。在《论语·宪问》中，还记载了文件的写作过程，“为命，裨谌草创之，世叔讨论之，行人子羽修饰之，东里子产润色之”。可见古人是多么重视文件的撰写。汉代以后，随着社会经济的发展，国家政务活动的日趋复杂，公文的种类也越来越多，光是以皇帝名义发布的文件就有制、诰、诏、旨，敕、册、策、谕、令、檄等等。而对公文写作经验的总结，也开始系统化、理论化。在《后汉书·刘陶传》中出现了“公文”一词：“但更相告语，莫肯公文。”晋代陆机的《文赋》，第一次把文章的写作过程、方法、形式、技巧等问题，提到文学批评的范畴。其中就有碑、诔、奏说。梁朝的刘勰，撰写了体大思精的《文心雕龙》其中《书记》、《诏策》、《檄移》、《封禅》、《章表》、《奏启》、《议对》、《祝盟》等篇，都是对各类应用文的比较系统的论述。历代许多有作为的大政治家、文学家也写下了大量的应用文。如秦代李斯给秦王的报告《谏逐客书》，汉代司马迁的《报任安书》贾谊的《过秦论》、《治安策》、《论积贮疏》，晁错的《贤良对策》、《论贵粟疏》、《言兵事疏》，王莽的《新莽量铭》，三国蜀汉诸葛亮的《出师表》，晋朝李密的《陈情表》，唐代魏征的《谏太宗十思疏》，韩愈的《论佛骨表》，宋代王安石的《答司马谏议书》苏轼的《乞校正陆贽奏议进御札子》等等，都是公文中的佳品，至今仍然是我们借鉴学习的范文。我们党和政府十分重视机关公文的写作。早在一九二三年，由中国共产党领导成立的海陆丰总农会和广东某某农会，就设立过“文牍部”。一九三一年，周恩来同志组织文书部门制定了《文书处置办法》。一九四二年，陕甘宁边区政府还颁发过《陕甘宁边区新公文程式》，把机关公文分成主要公文和辅助公文两类，主要公文有命令、布告、批签、公函、呈文等五种；辅助公文有指示信、报告、快邮代电、签条、通知等五种。一九四九年二月，华北人民政府又颁发了《华北人民政府公文处理暂行办法》，对公文程序、种类、格式和行文关系作了规定。全国解放后，政务院又于一九五一年颁发了新的《公文处理暂行办法》，对机关应用文的处理原则、种类和写作要求作了具体规定。一九五一年一月，一九五六年十一月，中共中央和中央办公厅又先后批发了《中国共产党中央和某某(某地)级机关文书处理工作和档案工作暂行条例》与《中国共产党某地级机关文书处理工作和档案工作暂行办法》，一九八一年二月，国务院办公厅又发布了《国家行政机关公文处理暂行办法》，共七章三十三条，具体规定了公文的性质、任务和调查研究、实事求是、及时、准确、安全、保密等撰写与处理原则。随着各项改革事业的深入发展，机关公文工作面临着新的形势和更高的要求。一九八七年二月十八日国务院办公厅发布了《国家行政机关公文处理办法》，共七章三十七条。它的发布实施，对提高公文质量和办文效率发挥了重要作用。毛泽东、周恩来、刘少奇等老一辈无产阶级革命家，从参加革命工作起就常常亲自动手起草和修改文件，党和国家的许多重要文件，不少是出自他们之手，或是在他们直接领导下撰写而后由他们修改定稿的。对于如何撰写文件，他们也多次作过指示。比如，积极倡导领导干部亲自动手，反对秘书代劳；文书工作要遵循保密、准确、迅速三原则；文件要有三性，准确性、鲜明性、生动性；提倡革命的文风，反对文牍主义等等。周恩来同志不仅亲自主持制定文书处理办法，还召集知名语言学家探讨机关应用文写作。这一切，作为他们的革命实践的组成部分，为党的事业做出了贡献，给我们树立了榜样。今后，随着我国社会主义现代化建设的迅速发展，经济体制改革的不断完善，对我们各级领导机关，特别是领导同志提出了更高的要求。可以这样说，如果机关干部不会起草或修改文件，那是很难胜任本职工作的。第二节机关应用文的特点要写好机关应用文，首先应了解和掌握它的特点。而掌握它的特点，最好的办法是把它和其它文体作比较。和小说、诗歌、戏曲、文艺性散文等文艺作品比较，机关应用文不属于形象思维类型，而属于逻辑思维的范畴。它不是以艺术形象感染读者，而是以事实和道理说服读者：它不是以想象、虚构、夸张、抒情等手法反映生活的本质真实，而是以记叙、说明、论述的方法，有针对性地表述思想观点，反映具体的生活实际，揭示社会生活某些方面的规律和实质性问题；它不是给人们以美的艺术享受，而是用之于解决实际问题。因此，实用是机关应用文的第一个特点。这个实用的特点，表现在内容上，它必须有现实的具体的针对性。上级向下级发送的文件，都是为了解决现实生活中存在的问题，对特定的问题表明态度，提出解决的方针、原则、措施、办法。下级向上行文，也是反映生活和工作过程中的新情况、新问题、新经验，请领导机关和领导同志了解，注意，或者提出建议、方案，请上级定夺。横向使用传送的文件，也是就某一或某些问题，相互知照或协商。毛泽东同志在《反对党八股》一文中指出：“任何机关做决定，发指示，任何同志写文章，做演说，一概要靠马克思列宁主义的真理，要靠有用。”这个“有用”，对机关应用文来说，就是实用。在表现效用上，绝大多数文件，有较强的时限性。它不仅在制作上要求一定时间写成，而且和某项工作的时间要求紧密相联，工作完成了，与之有关的文件也就失去了现实的效用?转化为档案材料。比如，历史上某个朝代的一封奏章，一道诏令，只适用于那个朝代的特定时期。奏章送上被皇帝批阅，诏令下达被执行，它们就完成了任务，失去了效用。有些公文，至今仍作为典范流传，并不是它能解决某个实际问题，而是在某些方面仍有学习借鉴的意义。再如，今天的《请示》、《通知》、《任免书》等，请示得到答复，通知的对象接到《通知》，任免的干部各就各位，那份《请示》、《通知》、《任免书》就失去了基本效用。如果以后出现问题，需要查对，那就是历史档案的作用了。有人会问，书信、日记、笔记，乃至社会评论、新闻报导、学术论文，也是实用文体，机关应用文和它们又有什么区别呢?一是使用范